POLITYKA PRYWATNOŚCI

Zachowanie poufności Państwa danych osobowych jest dla nas niezwykle ważne. Chcielibyśmy poinformować Państwa o tym w jaki sposób chronimy Państwa prywatność. Dlatego też sporządziliśmy niniejszą politykę prywatności (dalej „Polityka prywatności”), która kompleksowo opisuje sposoby przetwarzania danych osobowych oraz przysługujące Państwu prawa związane z tym przetwarzaniem.

Niniejsza Polityka prywatności skierowana jest do:

a) osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą;

b) pracowników, współpracowników, przedstawicieli, pełnomocników, podwykonawców lub reprezentantów podmiotów innych niż osoby fizyczne lub będącymi podwykonawcami takich podmiotów;

tj. w szczególności spedytorów lub przewoźników chcących się zarejestrować lub już posiadających konto w Systemie Obsługi Ofert Transportowych dostępnym pod adresem: www.transport.grupaazoty.com lub poprzez odnośnik „SOOT” na stronie głównej Grupy Azoty pod adresemwww.grupaazoty.com (dalej „ SOOT”), (dalej „Państwo”).

oraz innych osób, których dane przetwarzamy w celach weryfikacji złożonych ofert lub wniosków.

Zgodnie z art. 13 oraz 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”), pragniemy Państwa poinformować, iż Państwa dane osobowe przetwarzają:

· Grupa Azoty S.A. z siedzibą w Tarnowie, ul. E. Kwiatkowskiego 8, 33-101 Tarnów, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia XII Wydział Gospodarczy w Krakowie pod numerem KRS 0000075450, o kapitale zakładowym 495 977 420 PLN i kapitale wpłaconym 495 977 420 PLN, posiadającą NIP 873-000-68-29, REGON 850002268,

· Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. z siedzibą w Kędzierzynie – Koźlu, ul. Mostowa 30A, 47-220 Kędzierzyn – Koźle, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000008993, o kapitale zakładowym 285.064.300 PLN i kapitale wpłaconym 285.064.300 PLN, posiadającą NIP 749-00-05-094, REGON 530544497,

· Grupa Azoty Zakłady Chemiczne „Police” S.A. z siedzibą w Policach, ul. Kuźnicka 1, 72-010 Police, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Szczecinie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000015501, o kapitale zakładowym 750.000.000 PLN i kapitale wpłaconym 750.000.000 PLN, posiadającą NIP 851-02-05-573, REGON 810822270,

działające odpowiednio:

A. Jako współadministratorzy Państwa danych osobowych w zakresie rejestracji przez Państwa w SOOT, weryfikacji oraz dostępu do Państwa danych osobowych przy organizowaniu postępowań zmierzających do wyboru dostawcy usług przewozowych w ramach SOOT (dalej „ Współadministratorzy”);

B. Jako samodzielni administratorzy Państwa danych osobowych w zakresie wyboru dostawców w ramach jednego z trybów przetargowych, tj. aukcji elektronicznej, konkursu ofert lub wyboru z tzw. „wolnej ręki”, jak również w zakresie zawierania z Państwem umowy (dalej „ Administratorzy”).

Współadministratorzy i Administratorzy zwani będą dalej łącznie „ Spółkami”.

1) Państwa dane osobowe przetwarzane będą:

a. w celu zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

Administratorzy będą wykorzystywać Państwa dane osobowe w celu organizacji postępowań zmierzających do wyboru dostawcy usług przewozowych w ramach SOOT, czyli w celu zawarcia z Państwem umowy.

b. w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratorów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

Przetwarzanie może być uznane za niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów administratorów lub strony trzeciej, jeżeli nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności. Podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między swoim uzasadnionym interesem, a Państwa prywatnością. W przypadku przetwarzania opartego o tę podstawę prawną, Spółki zanalizowały ryzyka naruszenia Państwa praw lub wolności oraz środki przyjęte w celu ochrony danych osobowych.

Przykładami takich uzasadnionych interesów są:

· ustalanie lub dochodzenie przez Spółki roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;

· zgłaszanie zdarzeń w specjalnie do tego przeznaczonej zakładce w SOOT;

· administrowanie dostępem do konta dostawców w SOOT (w tym zatwierdzanie dostępu, czasowe lub trwałe blokowanie dostępu);

· weryfikacja dokumentów dostarczanych przez dostawców;

· weryfikacja czy wobec dostawców nie ma zastrzeżeń natury faktycznej, ekonomicznej lub prawnej;

· weryfikacja dostawców w publicznych rejestrach;

· weryfikacja złożonych przez dostawców ofert;

· umożliwienie Spółkom kontaktu z dostawcami;

· obsługa reklamacji, zapytań i zgłoszeń;

· zapobieganie oszustwom oraz działalności przestępczej;

· wewnętrzne cele administracyjne, w tym cele statystyczne;

· prowadzenie procesów audytu wewnętrznego w Grupie Azoty.

c. w celu wywiązania się z obowiązków prawnych ciążących na administratorach (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Dotyczy to np. sytuacji udostępnienia Państwa danych na żądanie właściwych organów państwowych lub sądów.

2) Spółki przetwarzają następujące kategorie Państwa danych osobowych:

a. w odniesieniu do przewoźników i spedytorów rejestrujących się lub zarejestrowanych w SOOT, w zakresie w jakim podawane przez nich dane stanowią dane osobowe: firma, kraj prowadzenia działalności, NIP, REGON, adres korespondencyjny (kod pocztowy, poczta, miejscowość, ulica, numer budynku), numer telefonu, numer faxu, dane osobowe zawarte w dokumentach dostarczanych Spółkom (tj. wypisach z rejestrów przedsiębiorców, zaświadczeniach o nadaniu numerów NIP i REGON, polisach ubezpieczeniowych oraz licencjach upoważniających do świadczenia usług w zakresie krajowego i międzynarodowego przewozu rzeczy);

b. w odniesieniu do osób wskazanych przez Państwa jako osoby kontaktowe: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail.

3) Spółki zbierają Państwa dane osobowe wymienione powyżej bezpośrednio od Państwa. Państwa dane osobowe mogą być zbierane również od Państwa pracodawców lub innych podmiotów, z którymi Państwo współpracują.

4) W związku z prowadzoną przez Spółki działalnością, Państwa dane osobowe mogą być powierzane i udostępniane następującym podmiotom:

a. administratorowi strony internetowej;

b. dostawcom systemów informatycznych oraz usług hostingowych;

c. podmiotom świadczącym usługi archiwizacji dokumentów;

d. firmom kurierskim i operatorom pocztowym;

e. podmiotom świadczącym obsługę księgową;

f. kancelariom prawnym.

5) Przetwarzamy Państwa dane osobowe do realizacji wskazanych poniżej celów przez określony poniżej czas:

Nazwa celu przetwarzania

Opis celu przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania

Okres przetwarzania

Podjęcie czynności przed zawarciem umowy

Umożliwienie udziału w postępowaniach aukcyjnych, konkursowych lub innych postępowaniach/działaniach zmierzających do zawarcia umowy z Administratorem

Podjęcie czynności przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Do momentu zawarcia umowy

Weryfikacja tożsamości dostawców i ich współpracowników

Weryfikacja tożsamości użytkowników SOOT

Uzasadniony interes administratorów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Okres, przez jaki Spółki przetwarzają dane osobowe dla innych celów

Obsługa reklamacji, zapytań i zgłoszeń

Obsługa reklamacji w sprawach związanych z funkcjonowaniem SOOT zgłoszonych przez użytkowników, a także zgłoszeń o zdarzeniach

Uzasadnione interesy administratorów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Okres, przez jaki Spółki przetwarzają dane osobowe dla innych celów

Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

Ustalanie lub dochodzenie przez Spółki roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami

Uzasadnione interesy administratorów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Do momentu przedawnienia roszczeń, czyli co do zasady nie dłużej niż 6 lat

Wewnętrzne cele administracyjne, w tym cele statystyczne

Sporządzanie statystyk na podstawie zebranych danych osobowych

Uzasadnione interesy administratorów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Okres, przez jaki Spółki przetwarzają dane osobowe dla innych celów


6) Przysługuje Państwu prawo do:

· żądania dostępu do treści swoich danych osobowych,

· żądania sprostowania danych,

· żądania ograniczenia przetwarzania danych,

· żądania przenoszenia danych,

· wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,

· cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

W zakresie danych osobowych przetwarzanych przez Administratorów, mogą Państwo skorzystać z powyższych uprawnień w następujący sposób:

a. Grupa Azoty S.A. - kierując stosowne pismo na adres: ul. E. Kwiatkowskiego 8, 33-101 Tarnów lub wysyłając e-mail na adres inspektora ochrony danych Grupy Azoty S.A.: iod.tarnow@grupaazoty.com.

b. Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. - kierując stosowne pismo na adres: ul. Mostowa 30A, 47-220 Kędzierzyn – Koźle lub wysyłając e-mail na adres inspektora ochrony danych Grupy Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A.: iod.zak@grupaazoty.com.

c. Grupa Azoty Zakłady Chemiczne „Police” S.A. - kierując stosowne pismo na adres: ul. Kuźnicka 1, 72-010 Police. lub wysyłając e-mail na adres inspektora ochrony danych Grupy Azoty Zakłady Chemiczne „Police” S.A.: iod.police@grupaazoty.com.

W zakresie danych osobowych przetwarzanych wspólnie przez Współadministratorów, Współadministratorzy ustalili, na podstawie łączącej ich umowy o współadministrowaniu, której zasadnicza treść dostępna jest na stronie internetowej: http://transport.grupaazoty.com/umowa.pdf , że punktem kontaktowym w zakresie ochrony Państwa danych osobowych jest Grupa Azoty S.A.

7) Mają Państwo prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego (w Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie dotyczących Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.

8) Podanie przez Państwa danych osobowych zbieranych przez Spółki jest dobrowolne, ich niepodanie może jednak prowadzić do niemożności (w zależności od tego w jakim celu są zbierane dane):

· wzięcia udziału w postępowaniu konkursowym lub aukcyjnym,

· udzielenia odpowiedzi na wysłane przez Państwa zgłoszenie, zapytanie lub reklamację,

9) Niniejsza klauzula została zaktualizowana w dniu 2018-11-05 i może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień w przetwarzaniu danych osobowych opisanym w niniejszej klauzuli, które mogą Państwa dotyczyć, zostaną Państwu przekazane za pośrednictwem odpowiedniej formy komunikacji zazwyczaj używanej przez Spółki w kontaktach z Państwem.