Regulamin korzystania z systemu przetargowego SOOT

na świadczenie usług przewozowych na rzecz

Grupy Kapitałowej Azoty.

I. Informacje ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania i funkcjonowania Systemu Obsługi Ofert Transportowych, zwanego dalej „systemem przetargowym SOOT”, dostępnego pod adresem internetowym: http://transport.grupaazoty.com lub poprzez odnośnik „SOOT” na stronie głównej Grupa Azoty pod adresem www.grupaazoty.com

2. Celem działania systemu przetargowego SOOT jest wytypowanie dostawcy usług przewozowych dla Zleceniodawcy.

3. Użyte w Regulaminie pojęcia mają następujące znaczenie:

a. Zleceniodawca – organizator postępowania aukcyjnego, konkursowego lub z tzw. wolnej ręki, którym może być:

· Grupa Azoty S.A. z siedzibą w Tarnowie, ul. E. Kwiatkowskiego 8, 33-101 Tarnów, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia XII Wydział Gospodarczy w Krakowie pod numerem KRS 0000075450, o kapitale zakładowym 495 977 420 PLN i kapitale wpłaconym 495 977 420 PLN, posiadającą NIP 873-000-68-29, REGON 850002268,

lub

· Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. z siedzibą w Kędzierzynie – Koźlu, ul. Mostowa 30A, 47-220 Kędzierzyn – Koźle, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 8993, o kapitale zakładowym 285.064.300 PLN i kapitale wpłaconym 285.064.300 PLN, posiadającą NIP 749-00-05-094, REGON 530544497,

lub

· Grupa Azoty Zakłady Chemiczne „Police” S.A. z siedzibą w Policach, ul. Kuźnicka 1, 72-010 Police, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Szczecinie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 15501, o kapitale zakładowym 750.000.000 PLN i kapitale wpłaconym 750.000.000 PLN, posiadającą NIP 851-02-05-573, REGON 810822270

b. Dostawca – przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w zakresie przewozu rzeczy na podstawie właściwej licencji lub zezwolenia na wykonywanie transportu drogowego.

c. Administrator – administrator strony internetowej transport.grupaazoty.com , tj. Grupa Azoty S.A. z siedzibą w Tarnowie.

II. Wymagania techniczne niezbędne do korzystania z systemu przetargowego SOOT

1. Do uczestnictwa w wyborze Dostawcy usług przewozowych w ramach systemu przetargowego SOOT wymagany jest komputer z dostępem do sieci Internet oraz posiadanie konta poczty elektronicznej (e-mail). Nie jest wymagane żadne dodatkowe oprogramowanie.


III. Dopuszczenie Dostawcy do korzystania z systemu SOOT

1. Warunkiem udziału w wyborze usług przewozowych jest posiadanie przez Dostawcę aktywnego konta w systemie przetargowym SOOT, założenie którego związane jest z przeprowadzeniem procesu bezpłatnej, elektronicznej rejestracji w systemie, polegającej na poprawnym wypełnieniu pól formularza rejestracyjnego.

2. Zatwierdzenie konta Dostawcy przeprowadzone będzie po uprzednim przesłaniu przy pomocy aplikacji dostępnej w ramach systemu przetargowego SOOT (w zakładce „Załączniki”) skanów następujących dokumentów:

a. aktualny odpis KRS / CEiDG / wypis z ewidencji działalności gospodarczej,

b. zaświadczenie o nadaniu numerów NIP i REGON,

c. ważna polisa ubezpieczeniowa OCP (OCS),

d. stosowne licencje, upoważniające do świadczenia usług w zakresie krajowego i międzynarodowego przewozu rzeczy.

Na żądanie Zleceniodawcy lub Administratora, dokumenty te należy przedstawić w oryginałach.

3. W przypadku dezaktualizacji któregoś z dokumentów, w szczególności w razie wygaśnięcia polisy ubezpieczeniowej lub licencji, Dostawca zobowiązany jest bez wezwania załączyć aktualne dokumenty.

4. W procedurach wyboru Dostawcy usług przewozowych w ramach systemu przetargowego SOOT mogą brać udział jedynie podmioty, co do których nie ma zastrzeżeń natury faktycznej, ekonomicznej lub prawnej których - po pozytywnej weryfikacji wymaganych dokumentów – konto zostało aktywowane przez Administratora systemu SOOT.

5. Przy pierwszym logowaniu po aktywacji konta wymagane jest potwierdzenie zapoznania się, a następnie akceptacja niniejszego Regulaminu oraz dokumentu „Ogólne warunki świadczenia usług przewozowych dla Grupy Kapitałowej Azoty” .

6. Konto Dostawcy w systemie SOOT może zostać czasowo lub trwale zablokowane w razie stwierdzenia naruszenia Regulaminu, warunków któregoś z postępowań lub warunków umowy przewozu, w tym „ Ogólnych warunków świadczenia usług przewozowych dla Grupy Kapita łowej Azoty” Niezablokowanie konta nie oznacza, że naruszenie nie będzie brane pod uwagę przy ocenie Dostawcy w ramach postępowania zmierzającego do wyboru Dostawcy.

IV. Składanie ofert i wybór Dostawcy

1. Wybór Dostawcy w systemie przetargowym SOOT następuje w ramach jednego z trzech postępowań:

a. aukcji elektronicznej – licytacji odbywającej się on-line;

b. konkursu ofert – konkursu ofert złożonych przez uczestników konkursu;

c. wyboru z tzw. „wolnej ręki” – wyboru dokonanego bez przeprowadzania aukcji ani konkursu ofert.

2. Dostawca składa ofertę za pomocą elektronicznego formularza dostępnego w ramach konta Dostawcy w systemie przetargowym SOOT.

3. Na treść oferty złożonej przez Dostawcę składają się każdorazowo postanowienia umowy przewozu określone w Szczegółach oferty lub Zapytaniu ofertowym. „Ogólne warunki świadczenia usług przewozowych dla Grupy Kapitałowej Azoty” wiążą Dostawcę w każdym przypadku, również w razie zawarcia umowy przewozu w wyniku wyboru z tzw. „wolnej ręki”.

4. Treści zawarte w systemie przetargowym SOOT, w tym w Szczegółach aukcji i Zapytaniach ofertowych, sporządzane są w języku polskim.


V. Aukcja elektroniczna

1. Postępowanie aukcyjne prowadzone jest w formie licytacji zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu oraz Szczegółów aukcji, określających w szczególności czas oraz przedmiot aukcji, a dostępnych w systemie przetargowym SOOT (pod właściwym numerem aukcji lub w „Przedmiocie aukcji”).

2. W aukcji elektronicznej udział biorą jedynie Dostawcy zaproszeni do wzięcia udziału w niej.

3. Wszczęcie postępowania aukcyjnego następuje przez zamieszczenie Szczegółów aukcji w systemie przetargowym SOOT oraz skierowanie za jego pośrednictwem elektronicznego zaproszenia do wzięcia udziału w aukcji elektronicznej na adres elektroniczny (e-mail) (o ile Dostawca zdeklarował chęć otrzymywania) Dostawców posiadających aktywne konto w systemie SOOT oraz spełniających warunki konieczne do realizacji umowy przewozu, której aukcja dotyczy.

4. Oferta złożona przez Dostawcę w toku aukcji elektronicznej nie może zostać odwołana, a Dostawca jest nią związany od chwili jej złożenia (Zleceniodawca nie potwierdza jej otrzymania). Oferta przestaje wiązać Dostawcę po upływie 6 godzin od daty zakończenia składania ofert, określonej w Szczegółach aukcji, lub jeżeli aukcja została anulowana.

5. Czas trwania aukcji (czas przeznaczony na składanie ofert) określony jest w Szczegółach aukcji. Do każdej aukcji przewidywana jest Dogrywka - automatyczne przedłużenie czasu aukcji o 5 minut każdorazowo, gdy w ciągu ostatnich 5 minut jej trwania zostanie złożona nowa oferta. Zakończenie czasu trwania aukcji, uwzględniającego Dogrywki, blokuje możliwość składania kolejnych ofert.

UWAGA : Czas trwania aukcji liczony jest według zegara SOOT wyświetlanego przez cały czas jej trwania, a nie według czasu lokalnego Dostawców biorących udział w postępowaniu.

6. Oferty składane w ramach aukcji elektronicznej podlegają automatycznej klasyfikacji w czasie rzeczywistym w postaci Rankingu (dostępnego w „Historii licytacji”) określającego ich aktualne miejsce, uzależnione od korzystności oferty. Zwycięzcą aukcji jest Dostawca, którego oferta opiewa na najniższe wynagrodzenie w chwili upływu czasu trwania aukcji.

7. Zleceniodawca może ją anulować z ważnej przyczyny. Oświadczenie Zleceniodawcy o anulowaniu aukcji wraz z podaniem przyczyny zostanie zamieszczone w Komentarzu do aukcji (dostępnym w Szczegółach aukcji).

VI. Konkurs ofert

1. Konkurs ofert przeprowadzony jest zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu oraz Zapytania ofertowego, określającego w szczególności czas i przedmiot konkursu, a dostępnego w systemie przetargowym SOOT (pod właściwym numerem zapytania).

2. W konkursie ofert mogą brać udział wszyscy Dostawcy posiadający aktywne konto w systemie przetargowym SOOT, bez względu na to, czy otrzymali powiadomienie o Zapytaniu ofertowym.

3. Wszczęcie postępowania konkursowego następuje przez zamieszczenie Zapytania ofertowego w systemie przetargowym SOOT.

4. Oferta złożona przez Dostawcę w ramach konkursu ofert może być wielokrotnie zmieniana, a wiążącą jest ostatnia złożona przed datą zamknięcia konkursu. Dostawca jest związany ofertą od chwili jej złożenia (Zleceniodawca nie potwierdza jej otrzymania). Oferta przestaje wiązać Dostawcę po upływie 24 godzin od daty zamknięcia konkursu, chyba że Zapytanie ofertowe określa inny termin związania ofertą, warunki konkursu ofert zostały zmienione lub konkurs został odwołany.

5. Dostawcy mogą składać oferty do określonej w Zapytaniu ofertowym daty zamknięcia konkursu.

6. Kryteriami wyboru Dostawcy są wynagrodzenie oraz ocena Dostawcy dokonana na podstawie informacji podanych w części rejestracyjnej systemu przetargowego SOOT oraz znajdujących się tam dokumentach.

7. Konkurs ofert może zostać zamknięty bez dokonania wyboru oferty lub służyć wyłonieniu Dostawców, zaproszonych następnie do wzięcia udziału w aukcji lub w negocjacjach prowadzonych po ustaleniu wolumenu przesyłki.

8. Zleceniodawca może zmienić warunki konkursu ofert lub go anulować z ważnej przyczyny. Oświadczenie Zleceniodawcy o zmianie warunków lub anulowaniu konkursu ofert wraz z podaniem przyczyny zostanie zamieszczone w komentarzu.

VII. Wybór z tzw. „wolnej ręki”

1. Wybór Dostawcy następuje bez przeprowadzania postępowania aukcyjnego lub konkursowego po negocjacjach z jednym lub kilkoma Dostawcami.

VIII. Zawarcie Umowy

1. Po zakończeniu czasu trwania aukcji internetowej, zamknięciu konkursu ofert oraz zakończeniu negocjacji w ramach wyboru z tzw. „wolnej ręki”, zwycięzca aukcji, zwycięzca konkursu ofert lub Dostawca, z którym doszło do porozumienia co do negocjowanych postanowień otrzyma Zlecenie Transportowe. Zlecenie Transportowe zostanie przesłane na konto e-mail drogą elektroniczną.

2. Dostawca zobowiązany jest:

a. Potwierdzić przyjęcie wykonania usługi transportowej w systemie przetargowym SOOT w czasie 30 minut od jej zlecenia. Brak odrzucenia takiego potwierdzenia jest jednoznaczne z jego przyjęciem,

b. uzupełnić wymagane dane awizacyjne

3. Z chwilą otrzymania przez Przewoźnika zaakceptowanego Zlecenia Transportowego dochodzi do zawarcia umowy przewozu na warunkach określonych w Zleceniu Przewozowym oraz „Ogólnych warunkach świadczenia usług przewozowych dla Grupy Kapitałowej Azoty ” Umowa zawierana jest w języku polskim.

4. Dostawca może odrzucić Zlecenie Transportowe w SOOT przed upływem 30 minut od jego zlecenia. W przypadku odrzucenia Zlecenia Transportowego na warunkach wynikających z oferty Dostawcy złożonej w toku aukcji, Zleceniodawca ma prawo obciążenia Dostawcy karą umowną w wysokości kwoty początkowej aukcji, a ponadto dochodzenia odszkodowania uzupełniającego w przypadku, gdy kara umowna nie pokrywa całości szkody poniesionej na skutek nie zawarcia umowy przewozu. Zleceniodawca ma w takim wypadku prawo do zlecenia realizacji przewozu dowolnemu uczestnikowi aukcji elektronicznej, bądź nie zlecania jego realizacji żadnemu z nich, bez podania przyczyny.


IX. Zasady i sposoby utrwalania, zabezpieczania i udostępniania przez Zleceniodawcę treści zawieranej umowy

1. Przewoźnik otrzymuje Zlecenie Transportowe określające treść zawartej umowy przewozu w formie elektronicznej. Zlecenie posiada format umożliwiający jego przechowywanie oraz jego drukowanie.

2. „Ogólne warunki świadczenia usług przewozowych dla Grupy Kapitałowej Azoty” po aktywacji konta w SOOT są możliwe do wydrukowania lub zapisania na nośniku użytkownika. Ogólne warunki świadczenia usług przewozowych dla Spółek Grupy Azoty dostępne są również tutaj .

X. Metody i środki techniczne służące wykrywaniu i korygowaniu błędów we wprowadzanych danych

1. Istnieje możliwość samodzielnej modyfikacji danych wprowadzonych w formularzu rejestracyjnym w czasie rejestracji w systemie przetargowym SOOT w każdym czasie poprzez samodzielną modyfikację swojego profilu.

2. Po złożeniu oferty (wciśnięciu przycisku „Licytuj”) w systemie przetargowym SOOT Dostawca nie ma możliwości samodzielnej modyfikacji jej elementów.

XI. Pomoc techniczna

1. Administrator i operatorzy systemu SOOT udzielają pomocy podczas rejestracji oraz na każdym etapie uczestnictwa w postępowaniach w systemie przetargowym SOOT. Dane kontaktowe dostępne są w zakładce „Kontakt” na stronie internetowej systemu SOOT.

XII. Kodeksy etyczne stosowane przez Zleceniodawców

1. We współpracy ze swoimi Partnerami Grupa Azoty stosuje zasady opisane w zakładce „Zrównoważony rozwój” na stronie www.grupaazoty.com

XIII. Dane osobowe

1. Szczegółowe informacje na temat sposobów i zakresu przetwarzania danych osobowych użytkowników rejestrujących się i zarejestrowanych w systemie przetargowym SOOT zawiera Polityka prywatności dostępna pod adresem: http://transport.grupaazoty.com/pages/pub/privacy.pdf . Polityka prywatności stanowi integralną część Regulaminu.

XIV. Zmiany Regulaminu

1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian do niniejszego Regulaminu. Użytkownik przy pierwszym logowaniu w systemie przetargowym SOOT po wejściu w życie zmian zostanie o tym powiadomiony. Dalsze korzystanie z systemu przetargowego SOOT będzie równoznaczne z akceptacją zmienionego Regulaminu przez Dostawcę. W razie nie wyrażenia zgody na stosowanie się do zmienionego Regulaminu Dostawca obowiązany jest do zgłoszenia Administratorowi SOOT chęci usunięcia lub zablokowania konta.